Ein maßgeschneidertes, softwaregestütztes HR-Prozessmanagement ist der Schlüssel zu Effizienz, Transparenz und Qualität und schafft Zeit für strategische Maßnahmen. Doch wie lässt sich eine solche Lösung zur Optimierung der HR-Abläufe im Unternehmen - sei es für das Onboarding, den Mutterschutz, die Zeugniserstellung oder einen anderen Prozess - implementieren? Ulrich Jänicke, CEO der Aconso AG, erklärt, wie Unternehmen in wenigen Schritten erfolgreich ein Prozess-Management einführen können:
1. Projekt-Team zusammenstellen
Wer neue Technologien oder Prozesse einführen möchte, sollte das Projekt gründlich vorbereiten. Hierzu gehört zunächst die Installation eines verantwortlichen Projektteams. Dies sollte aus dem verantwortlichen Projektleiter, den vom Prozess betroffenen Führungskräften und einem repräsentativen Anwender bestehen. Natürlich kann das Projektteam entsprechend des Projektumfangs angepasst werden.
2. Administrative und strategische HR-Prozesse unterscheiden
Um HR-Prozesse effizienter zu managen, ist zunächst zu entscheiden, welche Abläufe immer wiederkehren und sich am besten standardisieren und automatisieren lassen. Dazu müssen die HR-Abläufe in administrative (wie Prämienschreibung, Zeugniserstellung) sowie strategische Prozesse (wie Personalentwicklungsmaßnahmen, Weiterbildungsangebote) unterteilt werden.
3. Erfahrungswerte mit einbeziehen
Wird zum ersten Mal ein HR-Prozess eingeführt, sollten erfahrene Experten an Bord geholt werden, die den Prozess aufgrund ihrer umfassenden Expertise schnell fachlich definieren und reibungslos aufsetzen können. Sie wissen, wie die Datenvielfalt verarbeitet werden sollte, welche Systeme wie anzubinden sind und welcher Prozessschritt mit einem hohen Automatisierungsgrad ablaufen kann.
4. Software sorgfältig auswählen
Eine einfache und intuitive Bedienung der Software ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Alle personalrelevanten Aufgaben sollten von der gleichen Oberfläche aus gestartet werden können, denn unterschiedliche Bedienelemente und Prozessroutinen können die Akzeptanz der Anwender gefährden. Wichtig ist zudem eine vollständige Integration der Prozessmanagement- und Personalmanagement-Systeme.
5. Ist-Prozess analysieren und visualisieren
Danach wird der definierte-Prozess analysiert und mit allen Details visuell dargestellt, manuell oder über ein Visualisierungstool. Dabei wird festgehalten, welche Stufen, Personen und Verknüpfungen zu berücksichtigen sind. Für die neutrale Analyse der Anforderungen und Befindlichkeiten der betreffenden Abteilungen kann es ratsam sein, einen unabhängigen externen Berater hinzuzuziehen.
6. Prozess modellieren und implementieren
Im nächsten Schritt wird der definierte Prozess mit allen Einzelschritten und Prozessbeteiligten in der Software modelliert und implementiert. Über die übersichtliche Benutzeroberfläche haben die HR-Mitarbeiter die relevanten Aufgaben und Prozesse stets im Blick. Sie sehen sofort, welche Vorgänge als letztes bearbeitet wurden, welche bereits abgeschlossen sind und wo es noch etwas zu tun gibt. So können sie den Prozess jederzeit transparent aufzeigen und steuern.
7. Zeitnah starten und kontinuierlich weiterentwickeln
Empfehlenswert ist, nicht zu viel Zeit und Energie in die Planung und Konzeption zu stecken. Denn ist erst einmal ein Workflow vollständig automatisiert und digitalisiert, entstehen auf dieser Basis kontinuierlich weitere Verbesserungen. Wenn der Prozess sozusagen einige Zeit "digital gelebt" wird, kommen sukzessive Ideen von den Anwendern, wie sich dieser noch optimieren lässt.
"Die Personalabteilungen müssen sich den wachsenden Anforderungen der 'internen Kunden' sowie dem Ziel der Effektivität und Effizienz stellen. Mit der Implementierung standardisierter softwaregestützter Verwaltungsprozesse haben sie einen starken Hebel zur Produktivitäts- und Qualitätssteigerung", erklärt Ulrich Jänicke, Gründer und CEO der Aconso AG. "Vor allem hilft ihnen die erhöhte Transparenz, das Vertrauen und ihre Position gegenüber den Stakeholdern zu stärken. So schaffen sie sich Freiräume, um die Wertschöpfung der Personalarbeit zu erhöhen und den Mitarbeiter selbst in den Fokus der Personalarbeit zu stellen."
Umfassende Informationen und weitere Tipps zur Optimierung administrativer HR-Prozesse finden Sie im "Whitepaper Moderne Arbeitswelten fordern schlanke HR-Prozesse". Das komplette Whitepaper können Sie unter http://www.aconso.com/whitepaper-moderne-arbeitswelten-fordern-schlanke… kostenlos anfordern.
